Dokumentportal – Dokumenthantering

G disken” har hos de flesta, för länge sedan passerat det som är möjligt att överblicka när dokumenten skall vara tillgängliga, sökbara, säkra och helt enkelt till nytta för verksamheten.

Viktigt är också att att (samma) dokument kan användas i en mängd olika system, skannade eller elektroniska. Självklart de generella dokumenten. Därutöver följande:

  • Affärsplaner,
  • Avtal, Garantier, Arrenden
  • Ärenden, Korrespondens,
  • Ritningar,
  • Specifikationer,
  • Mallar, manualer, instruktioner, handböcker, projektbeskrivningar, kvalitetsdokumentation,
  • Bolagsdokument, pantbrev,
  • Bilder och mycket mer.

När de dessutom kan skapas och lagras överallt samtidigt som de användas av så många olika instanser blir det till sist blir svårt att veta vilket som gäller.

Vi öppnar möjligheter att dels få ordning på historiska dokument, dels ge en meningsfull, användbar miljö för alla nya dokument. Med ett dokumenthanteringssystem kan man för det första söka och hitta dokument men också hantera dem på ett strukturerat sätt, göra dem tillgängliga för både människor och maskiner (andra system) så att de kan återanvändas och man slipper dubbelarbete.

Med ett dokumenthanteringssystem får man automatiskt ett ”dokumentlager”. Till det kan man koppla andra system där dokument också används. Det möjliggör att dokumenten lagras och hanteras på ett ställe, på ett ordnat sätt. De kan därmed göras tillgängliga för andra processer och system, inkluderat webbar och gränssnitt, även mobila som använder (samma) dokument. Då räcker det med en enkel sökning på t ex fastighet, kund eller process för att hitta rätt, oberoende av gränssnitt, format, vem som har skapat eller var i organisationen det finns.

Ännu en möjlighet med dokumenthanteringssystem är samarbete, ”collaboration”, när dokument behöver delas och då inte minst med externa intressenter. Särskilda utrymmen kan då sättas upp för bokslut, revision, projekt, due diligence, mm. Med samma kontroll avseende versioner, användning, mm som för interna dokument.

Vårt branschkunnande kombinerat med teknikkunnandet gör att vi snabbt kan överblicka behoven och prioritera var de olika insatserna bäst skall sättas in och hur. Vi vet hur dokument skall ”taggas” och struktureras för att bli verkligt användbara. Oftast är det bäst att börja med ett väl avgränsat område. Då uppnås mesta möjliga nytta och projekten kommer i mål.

Dokumenthanteringen och lösningarna i den utvecklas vanligtvis med Microsoft SharePoint. Ofta ingår verktyget redan i våra kunders befintliga miljö.

Kundcase!
Dokumenthantering i ett Internationellt fastighetsbolag